Воспоставување систем за архивирање и управување со документи - 14. 2. 2012

     Во текот на 2008 година во Центарот за управување со кризи беше имплементиран систем за архивирање и управување со документи (Document Management System - DMS). Целта на овој проект беше воспоставување на современ систем за архивирање и управување со документи, кој ќе овозможува безбедно чување и селективен пристап до информациите содржани во документи во електронска форма, дигитални слики од пишани документи, како и различни типови на мултимедијални фајлови.

       Управувањето со документите и содржините е со можност за динамичко прифаќање, складирање, размена, пребарување и дистрибуција преку документоцентрични работни процеси. За скенирање на целата документација во ЦУК е обезбеден и моќен мултифункциски уред со интегриран ДМС скенер.

      Иницијално се обезбедени 40 кориснички лиценци со можност за пристап, читање,прифаќање, сместување и измена на документи, изработка и користење на работни процеси, скенирање, обработка и управување со документи. По анализата на првичните искуства од користењето на ДМС, се планира набавка на дополнителен број на кориснички лиценци со што би се овозможило сите вработени кои се вклучени во документоцентричните работни процеси да можат да го користат овој систем.

     Главни карактеристики на системот за архивирање и управување со документи во Центарот за управување со кризи се:

    веб базиран пристап за работа и администрација преку било кој стандарден веб пребарувач;

    целосна локализација на корисничкиот интерфејс на системот на македонски јазиксо можност за повеќејазично користење во зависност од инсталираните јазични поддршки;

    интеграција со Microsoft Active Directory;

    интеграција со било кој POP/SMTP маил сервер;

    сместување на самите документи во нивната изворна форма.

    чување на неограничен број на верзии за секој документ или објект со различни права на пристап до секоја верзија пооделно;

    нотификација на ниво на фолдер или објект, преку автоматско е-маил известување на корисниците при промена на состојбата на објектите или при промена на привилегиите за пристап;

    рутирање на документи со помош на повеќе-чекорни работни процеси кои бараат преглед и одобрување, користејќи предефинирани или генерирајќи адхок рути или работни процеси, без потреба од програмирање или администраторска асистенција;

    клиентски апликативен модул за архивско и деловодно работење во согласност со законските прописи во Република Македонијa кој овозможува приемот на надворешната како и целата интерна документација, којашто врз основа на законската обврска мора да биде дистрибуирана во хартиена форма, да се изврши и во електронски облик;

    можност за поставување на содржини од најразличен вид на електронска огласна табла;

    можност за креирање на т.н електронска библиотека, во која ќе бидат сместени претходно скенирани материјали (книги, публикации, законски и подзаконски акти и.т.н.);

    кориснички и објектно базирана сигурност, сигурност на ниво на верзија на документ;

    можност за криптирање на содржините во системот;

    поддршка за дигитални сертификати и дигитално потпишување на документи;

       По извршената анализа на работните процеси поврзани со документи, системот беше кастомизиран согласно усвоената анализа на работни процеси, по што се пристапи кон обука на корисниците и администраторите. За време на пробното користење на системотво модулот за архивско и деловодно работење беа внесени сите некласифицирани акти од 2008 година. Со редовно користење на системот за архивирање и управување со документи се започна во октомври 2008 година.